关于2017级研究生新生档案整理归档的通知
发布时间:2017-09-06  作者:  浏览次数:

各院(部):
    为确保2017级研究生新生档案的收集齐全、材料完整、规范安全,请按以下要求做好相关档案材料的整理归档工作。

一、工作内容

    2017级研究生档案认真核查,清点份数,审查核对档案信息,对遗漏和缺失材料督促新生尽快补齐,对虚假档案进行甄别,对到校前破损或已经拆封的学生档案不予接收。具体工作如下:

    1、将档案中属学生个人保管的各种证件原件材料(团员证、党校结业证、高校录取通知书、奖状和证书原件等),退给学生本人。在查阅无误的新生档案中填装“研究生登记表”、“研究生录取登记表”、“现实情况表现表”、“少干计划协议书”、“少干生预科档案”等新增档案;博士研究生的新增归档材料为“研究生登记表”、“研究生录取登记表”、“现实情况表现表”、“报考攻读博士学位研究生登记表” 、“研究生推荐免试材料”。

2、为新生更换档案袋,根据档案审核整理内容完成档案袋背面信息一览表的填写,并在每份档案袋正面右上角“编号”处写明该生学号及姓名。对无档案人员建立新的学籍档案(袋),以备读研期间形成的档案材料归档,避免丢失。

3、根据档案到校情况,按照2017新生录取名单及到名单,统计档案未到名单以学院为单位填写《研究生档案未到信息一览表》(附件1)。

4、所有档案整理、建档完毕,按班级、学号由小到大顺序排列、归档,以班级为单位填写《研究生档案信息一览表》(附件2),一式两份;今年报到的20152016级少干学生编入各班,其档案随所在班级存放;请将2017级未报到的少干学生档案单独归档并填写《2017级未报到少数民族骨干研究生档案到校信息汇总表》(附件3);以学院为单位前往研究生档案室完成归档工作。

二、工作要求

    1.请各学院配备政治素质高、责任心强、工作认真的工作人员做好研究生档案的整理和管理工作,并于9月8日下午16:30到研究生档案室(行政楼611)领取新档案袋及其他学生新增归档材料。

    2.以学院为单位填写上报《研究生档案未到信息一览表》(附件1)、《研究生档案信息一览表》(附件2,一式两份)、《2017级未报到少数民族骨干研究生档案到校信息汇总表》(附件3);以上材料于归档日一并上交研究生档案室(行政楼611),电子版发送至bijing@upc.edu.cn。整理归档工作请于于9月27日前完成,档案室提前预约整理档案具体时间

3.研究生院、党委研究生工作部将根据各学院研究生档案整理、管理情况,按照相关规定为符合条件的研究生核发奖助学金以及办理学籍注册等相关工作。

附件下载:20170901关于2017级研究生新生档案整理归档的通知.rar

 

研究生院档案室

20179月6

中国石油大学(华东)党委研究生工作部
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