关于做好2017届毕业研究生档案整理寄送工作的通知
发布时间:2017-06-14  作者:  浏览次数:

各院(部):

   根据《关于做好2017年毕业生离校工作的通知》,毕业生档案整理和寄送工作是毕业生离校工作的重要环节。今年我校毕业研究生档案需在625前完成整理和寄送工作,时间紧,任务重。为确保我校研究生毕业生档案及时、准确寄往各相关单位,现将档案整理、寄送及后续工作的重要事项通知如下:

1、各院部必须指定一名辅导员或教职工作为毕业生档案整理寄送工作的负责人,按照《档案整理时间进度安排》(附件1)按时按要求完成本院部研究生档案整理工作。

2、按照人事档案管理的有关规定,档案材料必须完整齐全才能转递。因此,根据《毕业生研究生阶段档案清单及整理注意事项》(附件2)将每个毕业生的所有档案材料收集齐全,整理档案时一次性完成归档工作,避免因重复归档而造成档案整理、投递延误,进而影响毕业生就业或升学。为提高工作效率,前期工作准备可参见2017年毕业研究生档案整理前期准备说明(附件3

3、入党志愿书是重要的档案材料,请学院提前进行自查审核,到档案馆整理档案时,务必将其一一归入毕业生档案。目前学生档案室已经开始清点、打包毕业生档案,从即日925日期间,不再受理各年级学生入党志愿书的借阅及归档业务

4、我校学生档案投递工作将通过中国邮政“EMS标准快递”方式转递档案。为了能够及时、准确、安全地将学生档案转递到人事档案的管理部门,请(包括定向生、委培生等)按照以下各项要求进行操作:

1)准确填写学生人事档案投递信息,按EMS转递单据规范认真填写单据(示例见附件4),做到接收单位的全称、详细地址(所在省、市、区县及具体门牌号码)、收件人名称和电话(如没有指定的联系人,填写档案接收的部门即可)填写完整、准确,字迹工整清楚,以免因单据填写不当,档案无法及时投递,进而影响学生就业。填写完成后,请务必将EMS转递单第三联抽出留给学生本人保存以便于追踪档案去向,其他联于本院部整理档案之日一并带回。

2)档案自带:不接收用EMS方式转递档案的就业单位,学生需提供就业单位开具允许学生本人自带档案证明,并于625上午前往档案室自行办理委托他人代办,请填写《个人档案办理授权委托书》(附件5自带档案,之后一律不予办理档案自带手续。

3档案缓发:如有特殊情况需办理档案暂缓寄送的,请填写《研究生档案缓发申请表(附件6在档案核对表格中进行标注,纸质版于622至党委研究生工作部(办公楼602-1

5、档案发出后毕业可根据EMS单号登陆http://www.ems.com.cn/查询档案流转信息,毕业后三个月内,若用人单位未收到毕业生人事档案,请尽快与邮局联系查询,联系电话:0532-86981881

 

附件下载:20170614-2017届毕业生档案整理通知.rar

 

 

研究生院    党委研究生工作部

2017614

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